Cuối năm là thời điểm mà tất cả các phòng ban đều bận rộn với các công việc hiện tại và phải báo cáo tình hình của cả năm qua và phòng nhân sự cũng không ngoại lệ. Dù bạn là một HR mới vào nghề hay một HR lâu năm thì một danh sách (checklist) tổng hợp các việc cuối năm và cách giải quyết chúng là một điều hữu ích với bạn. Thấu hiểu điều đó, freeC Asia đã chuẩn bị giúp bạn một bài chuyên sâu như một cẩm nang giúp bạn vượt qua thời gian khủng hoảng này. Báo cáo tình hình tuyển dụng của năm vừa quaĐể có bản báo cáo cuối năm hoàn thiện, người làm nhân sự cần đảm bảo các yếu tố về số liệu, thông tin chiến lược, cụ thể, chính xác và rõ ràng. Bên cạnh đó, bạn cần đề ra những phương hướng và kế hoạch tiếp theo cho năm sau. Đánh giá tình hình nhân sựTrước khi triển khai chi tiết, HR có thể thực hiện báo cáo quy trình tuyển dụng nhân sự. Bên cạnh đó, bạn cần có bảng tổng hợp để đưa ra nhận xét chung. Người lãnh đạo thường không trực tiếp đảm nhận vị trí này nên không thể thấu hiểu tường tận những biến đổi trong năm qua. Đó là lý do vì sao bạn cần đưa ra đánh giá chung để người xem, người nghe hình dung dễ dàng:
Thống kê hiệu quả tuyển dụng của các phòng ban và công tyĐối với mục này, bạn chỉ cần đặt ra nhu cầu và hiệu quả tuyển dụng của từng phòng ban và toàn thể công ty qua các chỉ số:
Tình hình đào tạo nội bộTrong báo cáo cuối năm, người làm nhân sự cần có một mục báo cáo về tình hình đào tạo nội bộ của công ty. Các đề mục mà bạn cần lưu ý để đánh giá chất lượng đào tạo là:
Bản báo cáo này giúp Ban giám đốc biết được năng lực và chất lượng của người đào tạo, và những nhân viên nào được đào tạo. Từ đó, họ ra các chỉ thị nhằm điều chỉnh phương pháp và thực thi sao cho phù hợp nhất. Khi làm báo cáo, bạn cần bổ sung mục chi phí dùng cho việc huấn luyện, để rút ra tổng số tiền doanh nghiệp cần chi cho việc này là bao nhiêu, chi phí thuê chuyên gia, giáo trình,…các khoản phí trong suốt quá trình đào tạo. Mức thu nhập của từng nhân viênNgười làm nhân sự cần theo dõi mức thu nhập của toàn nhân viên trong công ty. Bạn cần so sánh mức thu nhập này và cân đối với thị trường chung. Bên cạnh đó, bạn phải xem xét chất lượng, thái độ và năng lực làm việc của nhân viên. Từ đó, đưa ra các đề xuất với tăng hoặc giảm phù hợp với cấp trên. Ngoài mức thu nhập của từng người, bạn cũng cần quan tâm đến mức thu nhập của từng phòng ban trong công ty. Sau đó, bạn đưa ra các kết luận về việc có điều chỉnh, thay đổi, bổ sung về mức lương thưởng chung hay không. Do vậy, bạn cần định mức thu nhập trung bình của từng vị trí để xây dựng quy chế lương. Mức độ tuân thủ quy chế, nội quy của nhân viênMột đề mục quan trọng không kém trong báo cáo cuối năm là thái độ của nhân viên trong công việc. Phần này đánh giá mức độ chấp hành quy chế và nội quy của từng cá nhân. Nhân viên bắt buộc phải đáp ứng một số chỉ số nhất định. Không chỉ người làm nhân sự lâu năm mà thực tập sinh cũng có thể thực hiện báo cáo thực tập nhân sự. Đây là một số mẫu để bạn tham khảo: Khảo sát sự gắn kết và hài lòng của nhân viênCuối năm là thời điểm nhiều người lên kế hoạch cho năm tiếp theo, cũng như tìm kiếm một công việc mới tốt hơn. Đa số nhân viên nghỉ việc vì lương thưởng thấp, môi trường làm việc bị thay đổi hoặc vì người quản lý. Điều quan trọng là bạn cần kiểm tra nhân viên để biết họ gắn bó với công ty lâu dài hay không. Bạn có thể đọc bài viết này của freeC Asia để biết Cách xây dựng mẫu khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên. Tính lương tháng thứ 13 cho toàn thể nhân viênThông thường, lương tháng thứ 13 sẽ được trả vào tháng 12 khi hết năm dương lịch. Tuy nhiên, tùy vào thỏa thuận giữa công ty và người lao động mà thời gian trả lương tháng 13 có sự thay đổi. Những lầm tưởng cơ bản về lương tháng thứ 13
Công thức tính lương tháng 13 chuẩnTùy vào mỗi công ty và doanh nghiệp mà cách tính lương tháng thứ 13 sẽ có sự khác nhau. Sau đây là cách tính tiền lương tháng 13 dựa trên mức lương trung bình của người lao động. Đối với người lao động đã làm từ đủ 12 tháng trở lênĐối với nhân viên thuộc nhóm này, mức lương tháng 13 được tính bằng bình quân mức lương của 12 tháng trong năm đó. Công thức: Lương tháng 13 = (Tổng tiền lương 12 tháng)/12 Ví dụ: Từ tháng 02/2022 – 7/2022, mức lương cứng mà nhân viên Duy nhận được là 5 triệu đồng/tháng. Từ tháng 07/2022, tiền lương tăng lên là 7 triệu đồng/tháng. Vậy áp dụng công thức trên, ta có mức lương tháng 13 của nhân viên Duy là: Lương tháng 13 của nhân viên Duy = [(5×6) + (7×6)]/12 tháng = 6 triệu đồng Như vậy, mức lương tháng 13 cuối năm nhân viên Duy nhận được là 6 triệu đồng. Đối với nhân viên làm chưa đủ 12 thángTính đến ngày 31/12, nếu nhân viên chưa làm đủ 12 tháng, tiền lương tháng thứ 13 sẽ được tính dựa trên số tháng thực tế mà nhân viên đó làm việc. Mức lương tháng 13 = (Tổng số tháng làm việc trong năm/ 12) x Mức lương trung bình Ví dụ: Nhân viên Duy đi làm chính thức từ tháng 07/2022 với mức lương cứng là 9 triệu đồng/tháng. Tính đến hết tháng 12/2022, thời gian làm việc của nhân viên Duy là 06 tháng. Áp dụng công thức trên, mức lương tháng 13 mà nhân viên Duy nhận được là: Lương thưởng tháng 13 của nhân viên Duy = 6/12 x 9 = 4,5 triệu đồng Lưu ý: Cách tính lương tháng thứ 13 theo lương tháng 12 là cách tính đảm bảo tối đa phúc lợi nhất cho người lao động. Các câu hỏi thường gặpTính lương tháng thứ 13 có cộng luôn thời gian thử việc không?Pháp luật hiện hành không có bất kỳ quy định nào về cách tính lương tháng 13. Thông thường, các công ty sẽ tính mức lương này dựa trên năng lực và thâm niên. Ngoài ra, tùy thuộc vào kết quả kinh doanh mà doanh nghiệp có quy định về lương tháng 13 khác nhau. Vậy nên, tùy công ty mà có tính luôn khoảng thời gian thử việc hay không. Lương tháng thứ 13 có phải là thưởng Tết không?
Đến nay, nhiều người vẫn còn nhầm lẫn rằng lương tháng thứ 13 là thưởng Tết Nguyên Đán. Trên thực tế, đây là hai khoản thưởng hoàn toàn khác nhau. Một số công ty có sự phân biệt rõ ràng giữa hai khoảng thưởng này, như sau: Lương tháng 13 có trừ thuế Thu nhập cá nhân không?Thông tư số 111/2013/TT-BTC có quy định thưởng Tết và thưởng tháng 13 vẫn chịu thuế TNCN tại Khoản 2 Điều 2. Bao gồm phần thưởng bằng tiền hoặc hiện vật. Do đó, người lao động phải nộp thuế TNCN khi nhận lương tháng thứ 13. Nhân viên nghỉ việc trước Tết có được nhận lương tháng thứ 13 không?Hiện nay, pháp luật chưa có quy định về việc người nghỉ việc trước Tết có được nhận lương tháng thứ 13 hay không. Trong trường hợp này, quyết định thuộc về người sử dụng lao động. Thực hiện đánh giá hiệu suất của nhân viên (Performance review)Mục tiêu của performance review là gì?Xác định mục tiêu sẽ quyết định được những gì bạn trao đổi thông tin với nhân viên. Hai mục tiêu chính của buổi performance review là: Đánh giá và phát triển. Đánh giáNhững buổi review với mục tiêu đánh giá thường diễn ra từ 1 đến 2 lần/ năm. Dựa vào kết quả mà người làm nhân sự sẽ đưa ra những quyết định về lương thưởng và chức vụ của nhân viên. Để đưa ra quyết định phù hợp, bạn cần kết hợp các yếu tố như chức danh, nhiệm kỳ, các yếu tố tác động,… Trọng tâm của buổi trao đổi sẽ xoay quanh việc kiểm tra các mục tiêu đã hoàn thành ra sao, hiệu suất của nhân viên trong khoảng thời gian xác định như thế nào? Phát triểnNhững buổi review với mục tiêu phát triển thường diễn ra từ 2-4 lần/năm. Dựa vào kết quả đánh giá mà bạn có thể quản lý xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên. Bên cạnh đó, nhân viên cũng biết họ sẽ cần làm gì để tiến bộ hơn. Trọng tâm của của buổi trao đổi này là tập trung vào thúc đẩy luồng phản hồi có tính xây dựng. Tuy nhiên, một buổi đánh giá hiệu suất nhân viên có thể hướng tới cả 2 mục tiêu cùng lúc. Đặc biệt vào dịp cuối năm, bạn muốn thu thập nhiều thông tin để có ích cho cả nhân viên để phát triển và công ty để đánh giá. Mẫu câu nhận xét văn minhKhi đưa ra những lời nhận xét trong buổi performance review, có 3 quy tắc nhà quản lý cần lưu ý:
Hiệu quả công việcĐây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong buổi performance review. Đánh giá hiệu quả công việc giúp bạn theo dõi mức độ hoàn thành, khả năng phù hợp với công việc, nhận xét, đưa ra phương pháp cải thiện hiệu suất, tạo động lực và giúp nhân viên vượt qua khó khăn. freeC Asia đã soạn sẵn giúp bạn các mẫu câu hay để tham khảo bên dưới:
Có mặt và đúng giờSự có mặt đúng giờ là phẩm chất cần có của mỗi nhân viên. Nếu một người thường xuyên vắng mặt hoặc đi muộn, tiến độ hoàn thành công việc sẽ bị ảnh hưởng và là gánh nặng cho các đồng nghiệp khác. Đây là tiêu chí dễ dàng đánh giá nhất. Bạn có thể đánh giá nhân viên bằng các mẫu câu gợi ý sau:
Khả năng lãnh đạoĐây là năng lực quan trọng của người lãnh đạo nhóm. Một leader có năng lực tốt có thể giúp cả nhóm hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả và đúng hạn. Ngược lại, một người quản lý kém sẽ khiến cả nhóm thường xuyên rơi vào trạng thái làm việc trì trệ, tinh thần giảm sút và năng suất kém. Bạn có thể nhận xét nhân viên bằng các mẫu câu bên dưới:
Khả năng giao tiếpGiao tiếp là kỹ năng cần thiết mà mọi vị trí, lĩnh vực cần có. Nhân viên trong thời đại ngày nay cần biết cách trao đổi thông tin qua các cuộc gặp trực tiếp, điện thoại, email, mạng xã hội,… Do đó trong buổi performance review cần bao quát cả kỹ năng giao tiếp qua các nền tảng. Sau đây là các mẫu gợi ý để bạn tham khảo:
Khả năng làm việc nhómNhiệm vụ ưu tiên của nhà lãnh đạo là gắn kết đội nhóm hiệu quả. Thái độ nhân viên tích cực thì năng suất làm việc mới nâng cao. Do đó, trong buổi đánh giá hiệu suất nhân viên, bạn cần đưa ra những nhận xét nhằm thúc đẩy quá trình làm việc nhóm và chấn chỉnh các hoạt động kìm hãm hiệu quả chung. Bạn có thể tham khảo các mẫu câu gợi ý bên dưới:
Khả năng sáng tạoKhả năng sáng tạo nằm ở những suy nghĩ và đề xuất những giải pháp vượt trội. Hiện nay, các doanh nghiệp có xu hướng đề cao sự sáng tạo và không ngừng nuôi dưỡng khả năng này của nội bộ. Để khích lệ hoặc phê bình khả năng sáng tạo của nhân viên, bạn có thể sử dụng các mẫu bên dưới được gợi ý bởi freeC Asia:
Sự linh hoạtNhững ứng viên tiềm năng thường có kỹ năng linh hoạt trong các tình huống. Với sự linh hoạt, nhân viên dễ dàng thích nghi với các thay đổi đột ngột và ra quyết định ở cơ quan. Với kỹ năng này, bạn và nhân viên dễ dàng sắp xếp các công việc phù hợp với thời gian làm việc và cá tính của mỗi người. Điều này giúp mọi nhân viên cân bằng công việc và cuộc sống, cải thiện năng suất và hiệu quả trong công việc. Bạn có thể tham khảo các gợi ý bên dưới của freeC Asia:
Phong cách quản trịPhong cách quản trị là hành vi mà những người đứng đầu như teamleader, trưởng bộ phận,… thể hiện và có tác động đến cấp dưới. Phong cách quản trị là yếu tố quan trọng trong việc quản lý, thể hiện tính khoa học (logic), khả năng tổ chức và dẫn dắt của người đứng đầu. Bạn có thể sử dụng những mẫu câu dưới đây để nhận xét cách quản trị của các leader:
Khả năng ứng dụng công nghệMặc dù công nghệ phát triển nhưng không phải ai cũng có thể áp dụng chúng vào công việc tốt. Bạn có thể dùng các mẫu câu dưới đây để đánh giá hiệu suất của nhân viên:
Mẫu câu hỏi đánh giá hiệu suất nhân viênViệc đặt những câu hỏi trong buổi đánh giá hiệu suất nhân viên giúp bạn giải quyết được các vấn đề mà nhân viên đó đang gặp phải, giúp họ trưởng thành, phát triển và thăng hoa trong công việc. freeC Asia đã chia nhỏ các vấn đề trong câu hỏi để bạn tham khảo như bên dưới. Hiệu suấtSau khi nhận được các câu hỏi về hiệu suất, bạn sẽ hiểu tại sao hiệu suất của nhân viên không tốt. Từ đó, bạn có thể so sánh với các mục tiêu đã đề ra xem có cần điều chỉnh gì hay không. Ngoài ra, bạn cũng thấy được khả năng quản trị mục tiêu của từng nhân viên như thế nào, cách họ đối diện với thất bại, cách họ nỗ lực để hoàn thành mục tiêu, cách họ tự tạo động lực,… Bên cạnh đó, bạn cũng thấy được những điểm hạn chế trong cách quản lý của bản thân để cải thiện. Sau đây là những mẫu câu hỏi về hiệu suất mà freeC đã chuẩn bị cho bạn:
Làm việc nhómLàm việc nhóm giúp giải quyết những nhiệm vụ khó khăn thành đơn giản với sự cộng sức của toàn team để đạt hiệu quả cao. Ngoài ra, làm việc nhóm giúp thúc đẩy từng cá nhân phát triển các kỹ năng riêng, người giỏi nhất trong từng nhiệm vụ có thể đảm nhận trách nhiệm đó tốt và nhanh hơn. Ngày nay, các công việc cần sự hợp tác của nhóm ngày càng nhiều khiến đây trở thành tiêu chí quan trọng để đánh giá hiệu suất nhân viên. Khi đánh giá với tiêu chí này, bạn có thể đánh giá các kỹ năng khác của nhân viên như giao tiếp, thuyết phục, tranh luận, sáng tạo, hỗ trợ,… Các mẫu câu hỏi đánh giá khả năng làm việc nhóm của nhân viên:
Mối quan hệ giữa quản lý và nhân viênGiữa lãnh đạo và nhân viên luôn có một khoảng cách nhất định. Khoảng cách là một công cụ để điều hành và thực thi quyền lực. Một khi khoảng cách không được kiểm soát sẽ có xu hướng lớn hơn, khiến cho mối quan hệ giữa người quản lý và nhân viên trở nên gò bó, ngợp nghẹt trong sự tương tác 2 chiều và văn hóa học tập trong công ty. Để tìm ra hướng cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên và quản lý trong buổi performance review, bạn có thể tham khảo các câu hỏi dưới đây:
Điểm mạnhHỏi về điểm mạnh giúp nhà lãnh đạo biết được tiềm năng của mỗi cá nhân, góp phần vào sự phát triển công ty. Ngoài ra, khi đặt các câu hỏi này bạn còn biết được nhân viên tự nhận thức bản thân họ thế nào để liên hệ với người quản lý xây dựng chương trình đào tạo họ. Các câu hỏi về điểm mạnh mà bạn có thể tham khảo như:
Cơ hội phát triểnTừ những câu hỏi này mà nhà lãnh đạo có thông tin để xây dựng chương trình đào tạo và phát triển nhân viên hợp lý. Trong mỗi nhân viên luôn có những kỳ vọng khác nhau về phát triển sự nghiệp và bản thân nếu người lãnh đạo không thấu hiểu hay đáp ứng thì nhân viên đó dễ tìm một công ty khác để gắng bó. Dưới đây là 3 câu hỏi cơ bản về cơ hội phát triển của nhân viên:
Bạn cần lưu ý gì trong buổi đánh giá hiệu suất nhân viên?Tận dụng cơ hội huấn luyện nhân viênĐừng biến buổi đánh giá chỉ đơn giản là những câu hỏi và trả lời. Nhà lãnh đạo có thể dùng kỹ năng huấn luyện (coaching) để làm không khí bớt nặng nề. Khi vấn đề đã được xác định, hãy đưa ra lời khuyên và giải pháp hữu ích. Thay vì chỉ trích những sai lầm trong quá khứ, hãy thảo luận xem nhân viên nên làm gì trong tương lai để cải thiện mọi thứ. Khuyến khích nhân viên đưa ra phản hồiPhản hồi từ dưới lên (từ nhân viên đến lãnh đạo) cũng quan trọng như phản hồi từ trên xuống (từ lãnh đạo đến nhân viên). Đảm bảo rằng nhân viên có cơ hội đưa ra phản hồi trong quá trình đánh giá. Hơn nữa, các nhà lãnh đạo phải xem xét liệu họ có tiếp thu phản hồi hay không, liệu họ có đang tạo niềm tin và sự an toàn để nhân viên cảm thấy thoải mái khi cung cấp phản hồi cho họ hay không và liệu họ có đang nuôi dưỡng cảm giác hạnh phúc hay không. Cụ thể, rõ ràng và ngắn gọnHầu hết các đánh giá có thể gây căng thẳng, khiến nhân viên lo lắng. Để tránh nhân viên hiểu sai, suy luận và diễn giải tiêu cực các thông điệp, người quản lý phải cụ thể, rõ ràng và súc tích trong cách giao tiếp của họ. Tuyển dụng những vị trí còn tồn đọng (chưa giải quyết được) trong nămNhững khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong tuyển dụng cuối nămThị trường tuyển dụng rất cạnh tranh vào dịp cuối nămNhiều công ty vẫn rơi vào trạng thái thiếu nhân sự, đặc biệt là các vị trí cấp cao. Không những thế, những vị trí chuyên viên vẫn chưa tìm được người phù hợp. Không có thời gian tuyển dụngCuối năm, phòng nhân sự phải “chạy nước rút” với các công việc như báo cáo tổng kết cuối năm, lập kế hoạch cho năm mới, chuẩn bị tiệc cuối năm, hoàn thành các chỉ tiêu đã đề ra. Thời điểm này, bộ phận nhân sự không có nhiều thời gian để sàng lọc CV và phỏng vấn kỹ như trước. Họ không thể vừa đảm bảo số lượng và chất lượng cùng lúc trong một khoảng thời gian ngắn. Ở các công ty startup, doanh nghiệp nhỏ và vừa, người HR phải gánh trách nhiệm của cả phòng nhân sự. Không có nhiều ứng viên tiềm năngSố lượng ứng viên có ý định tìm việc mới vào cuối năm giảm đáng kể. Đa phần, nhân viên muốn làm hết năm để nhận lương tháng thứ 13 và thưởng Tết. Do đó, nếu chỉ dựa vào nguồn ứng viên tự chủ động ứng tuyển thì số lượng CV bạn nhận được rất hạn chế. Đối với nguồn ứng viên cấp cao, nhóm này khá thụ động và mong muốn được các doanh nghiệp săn đón. Khi bạn sử dụng dịch vụ săn đầu người, các chuyên gia sẽ liên hệ, giới thiệu công việc và thuyết phục họ về doanh nghiệp. Để lại thông tin liên hệ qua nút bên dưới, chuyên viên tư vấn của freeC Asia sẽ liên hệ với bạn ngay! Giải pháp tuyển dụng cuối năm cho doanh nghiệpLàm phong phú nguồn cung ứng viênTìm nguồn ứng viên chất lượng rất mất thời gian. Doanh nghiệp có thể xây dựng mạng lưới ứng viên có sẵn và tiếp cận với những ứng viên “thụ động”. Bạn có thể tham khảo trang tuyển dụng employer.freec.asia. Đây là nền tảng tuyển dụng thông minh với hàng triệu lượt ứng viên truy cập mỗi tháng, không giới hạn tin đăng và đang miễn phí hoàn toàn. Tối giản quy trình tuyển dụngNhư đã trình bày bên trên về việc phòng nhân sự “sấp mặt” cuối năm. Do đó, quy trình tuyển dụng cần được đơn giản hóa để tạo trải nghiệm tốt và dễ dàng cho ứng viên. Quy trình tuyển dụng đầu cuối nên đơn giản và nhanh chóng để thúc đẩy ứng viên đồng ý nhận việc sớm. Các chính sách thưởng và hỗ trợ ứng viên khi nhận việc vào cuối nămNhững chính sách thưởng và hỗ trợ là điểm thu hút ứng viên mong muốn tìm việc vào thời điểm cuối năm. Trong những ngày này, các công ty thường hỗ trợ nhân viên mới như thử việc nhận đầy đủ lương, hưởng lương tháng thứ 13 từ 50% – 100%/ tháng lương… Sử dụng dịch vụ săn đầu người (Headhunter service)Dùng dịch vụ headhunt giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng ứng viên chất lượng. Thợ săn đầu người (headhunter) là những chuyên gia nhiều năm trong ngành giúp bạn sàng lọc CV và phỏng vấn sàng lọc trước khi gửi CV phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Để lại thông tin liên hệ qua nút bên dưới, chuyên viên tư vấn của freeC Asia sẽ liên hệ với bạn ngay! Làm lại bản đồ nhân tài (Talent mapping)Bản đồ nhân tài là một công cụ hữu ích để tăng khả năng giữ chân họ và sự hài lòng trong công việc, từ đó cải thiện hiệu suất của nhân viên. Mặc dù tốn nhiều thời gian nhưng việc lập Talent mapping sẽ giúp bạn tối đa hóa tiềm năng của nhân viên và đảm bảo đạt được kết quả tối ưu. Dưới đây là bốn bước quan trọng để tạo bản đồ tài năng chất lượng cao.Bước 1: Xác định loại năng lực mà doanh nghiệp đang tìm kiếmĐầu tiên, bạn cần xác định những tiêu chí cần có một nhân viên theo chiến lược đã đề ra. Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS), Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hay những nghiên cứu về Quản lý nhân lực (HRM) là những nền tảng dữ liệu cho phép bạn lập ra những yêu cầu về đào tạo và tuyển dụng. Bạn có thể xác định những tiêu chí như kiến thức, kỹ năng, năng lực và phẩm chất của nhân viên để đảm bảo mang lại lợi ích cao nhất cho công ty. Hơn nữa, để tìm được nhóm nhân viên phù hợp, bạn có thể so sánh công ty của bạn với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường, xác định các tiêu chuẩn đào tạo và tuyển dụng cần thiết bộ. Thông qua so sánh, ban lãnh đạo có thể đánh giá tiềm năng phát triển, triển vọng cạnh tranh và những điểm yếu hiện tại của công ty, chẳng hạn như thiếu sót chức năng, tổ chức các bộ phận hoặc năng lực của nhân viên. Bước 2: Đưa ra mô tả các nhóm kỹ năng của nhân viênĐây là bước quan trọng vì nó ảnh hưởng đến chất lượng đào tạo và tuyển dụng. Ở bước này, bạn cần xây dựng bản mô tả công việc (JD) với những yêu cầu về chuyên môn và kỹ năng một cách rõ ràng. Ngoài ra, nó còn giúp bạn lọc được những hồ sơ của ứng viên tiềm năng và phù hợp với văn hóa công ty. Sau đây là 2 mẹo giúp công ty bạn có thể áp dụng để hiểu rõ nguồn lực hiện có: Mạng xã hội Công ty có thể đánh giá nguồn lực bằng cách xem tài khoản mạng xã hội của họ:
Bằng cách kết nối tất cả dữ liệu này, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về nhân viên của mình và xác định cấp độ phù hợp dựa trên nhu cầu đào tạo và tuyển dụng. Tìm ra mối quan tâm của người lao động
Dựa vào thông tin về sở thích, mối quan hệ và những cống hiến của họ, bạn có thể hiểu rõ hơn về người lao động. Bước 3: Phân tích và tạo bản mô tả công việcSau khi hoàn thiện các yêu cầu tuyển dụng, doanh nghiệp nên xem xét kỹ các tiêu chí và điều chỉnh lại bản mô tả công việc (Job description) nếu cần. Bản mô tả công việc nên xác định nhóm kỹ năng nào mà mỗi nhiệm vụ sẽ cần. Sau đó, doanh nghiệp có thể xác định những kỹ năng nào nên được thêm vào hoặc loại bỏ. Bản mô tả công việc cũng cần được xem xét cẩn thận để đảm bảo xác định được trình độ thích hợp cho từng vị trí. Bước 4: Nhìn ra khoảng cách về năng lựcDoanh nghiệp phải nhận thức được mối quan hệ giữa kỹ năng và yêu cầu công việc, cho phép nhân viên tự đánh giá để phát hiện sớm nhất những khoảng trống năng lực. Lỗ hổng năng lực có thể xuất hiện ở những nhân viên mới thiếu kinh nghiệm chuyên môn. Để bù đắp cho những khoảng trống về năng lực, nhân sự cấp cao hơn có thể đóng vai trò cố vấn, hướng dẫn tại thời điểm đó. Tình trạng thiếu năng lực cũng có thể xảy ra do xu hướng thị trường hoặc các vấn đề toàn cầu. Hầu như tất cả nhân viên trong công ty đều phải tham gia các chương trình nâng cao kỹ năng hoặc đào tạo lại kỹ năng trong trường hợp này. Phát hiện sớm khoảng cách năng lực giúp doanh nghiệp bắt kịp xu hướng thị trường, tăng tỷ lệ hoàn thành mục tiêu, đáp ứng kỳ vọng của lãnh đạo. Lên kế hoạch tuyển dụng thành công cho năm sauViệc đề ra những kế hoạch cụ thể sẽ giúp hoạt động tuyển dụng nhân lực đạt hiệu quả cao. Nhưng đây cũng không phải là một việc đơn giản. Rất nhiều công ty và doanh nghiệp lớn gặp thất bại trong việc đề ra một kế hoạch tuyển dụng rõ ràng. Sau đây là 11 bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự thành công giúp bạn có được định hướng tốt khi đề ra chiến lược tổng quan: Xác định nhu cầu tuyển dụngBước đầu tiên trong việc lập kế hoạch là xác định nhu cầu tuyển dụng và các vị trí còn trống trong công ty. Để làm điều này một cách chính xác, bạn phải xác định công ty của bạn có khả năng phát triển như thế nào trong tương lai và sau đó tính toán các chỉ số chính như tỷ lệ thay thế nhân viên, chính sách lương thưởng và khả năng thăng tiến,… những yếu tố có tác động không nhỏ đến chương trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Bạn cũng phải xác định những phòng ban và vị trí nhân sự nào cần tuyển thêm nhân sự (và tại sao). Có dự án nào mà công ty đang lên kế hoạch triển khai không? Những kỹ năng nào mà nguồn nhân lực hiện tại của công ty bạn thiếu? Từ đó, bạn sẽ biết doanh nghiệp của mình yêu cầu những gì nếu bạn nhìn về tương lai với một tầm nhìn rộng. Lập kế hoạch và lịch tuyển dụng nhân sựSau đó, bạn phải đưa dữ liệu lý thuyết và phân tích chúng trong thực tế. Tính toán số lượng nhân viên mới mà mỗi bộ phận sẽ yêu cầu và khi nào họ sẽ được yêu cầu vì quy trình tuyển dụng thường mất nhiều ngày. Do đó, bạn phải lập kế hoạch cho chương trình tuyển dụng của mình. Ví dụ, nếu vị trí công việc cần tuyển vào tháng 3/2023, bạn phải lên kế hoạch bổ sung nhân lực trước 3 tháng. Với một kế hoạch toàn diện, bạn có thể tạo một chương trình tuyển dụng kéo dài một năm cho công ty của mình. Từ đó, bạn biết số lượng cho từng bộ phận và khi nào nó sẽ được triển khai. Dùng những công cụ hỗ trợSau khi lên được sẵn lịch tuyển dụng cho cả năm, đã đến lúc bạn sử dụng những công cụ bổ trợ để tối ưu hóa hiệu quả công việc. Một số tool sẽ giúp bạn tìm kiếm ứng viên với những phẩm chất phù hợp bạn đã liệt kê, một số khác phục vụ quá trình lọc và tuyển chọn ứng viên,… Hãy đảm bảo rằng những thành viên trong hội đồng tuyển dụng cũng có thể sử dụng được thành thạo những ứng dụng trên. Đây là công cụ của tập thể, một mình bạn không thể cáng đáng được tất cả các phần việc. Xác định kỹ năng yêu cầu cho từng vị trí tuyển dụngBạn đang tìm kiếm những phẩm chất và kỹ năng nào ở ứng viên để đảm nhận vị trí này? Công việc hằng ngày của họ là gì? Kết quả và mục tiêu mong muốn của bạn cho nhân viên của bạn là gì? Đây là những câu hỏi mà bạn phải trả lời để tuyển dụng đúng người cho đúng việc. Tốt nhất bạn nên tham khảo ý kiến đóng góp của trưởng bộ phận vị trí mà bạn tuyển dụng. Ví dụ, nếu vị trí dành cho nhân viên Marketing, bạn nên tham khảo ý kiến của Trưởng phòng Marketing để xác định trình độ và kỹ năng tốt nhất cho ứng viên. Điều này không chỉ thắt chặt mối quan hệ giữa hai bộ phận mà còn giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình tuyển dụng (có thể làm tăng chi phí cho hoạt động này). Lập ngân sách cho kế hoạch tuyển dụngBạn có thể ước tính ngân sách gần đúng cho việc bổ sung nhân sự năm nay dựa trên số tiền bạn đã chi cho việc tuyển dụng năm ngoái. Sau đây là một số chi phí liên quan đến chương trình tuyển dụng:
Tạo bản mô tả tuyển dụng hấp dẫnCác doanh nghiệp nên tạo ra các bản mô tả công việc hấp dẫn để thu hút các ứng viên tốt nhất. Thay vì liệt kê các yêu cầu và kỳ vọng của nhà tuyển dụng, hãy nhấn mạnh những gì ứng viên có thể nhận được. Thậm chí, bạn nên giới thiệu tầm nhìn và sứ mệnh của công ty mình để các ứng viên có hình dung rõ ràng hơn về văn hóa môi trường mà họ muốn gia nhập. Thiết lập quy trình tuyển dụng rõ ràngỞ bước này, bạn cần thiết lập một quy trình tuyển dụng rõ ràng để phân loại và lựa chọn ứng viên thích hợp. Tất nhiên, khó để tạo ra một quy trình phù hợp với tất cả mọi người. Tốt nhất là nên sử dụng nhiều cách tiếp cận ứng viên khác nhau. Ở một khía cạnh nào đó, bạn nên xem xét việc đặt ra những câu hỏi và thử thách để ứng viên bộc lộ tính cách. Xác thực thông tin ứng viênSau khi bạn đã xác định được ứng viên hoàn hảo, bạn cần xem xét kỹ lý lịch và thông tin của họ. Tất nhiên, đây có thể không phải là một bước quá quan trọng, nhưng nếu không cẩn thận, bạn có thể gây rắc rối cho doanh nghiệp của mình với những vấn đề pháp lý không cần thiết. Ngoài ra, việc kiểm tra sự thật của người xin việc còn giúp bạn biết được người được chọn có nói dối hay không. Trong nhiều trường hợp, để được nhận vào các doanh nghiệp lớn, các ứng viên có xu hướng phóng đại hồ sơ của họ và hy vọng không ai dành thời gian để xác minh tài liệu. Đừng quên: Khi một ứng viên nói dối lần đầu tiên, không có gì đảm bảo rằng họ sẽ không nói dối lần sau. Đưa ra lời đề nghị tới ứng viênĐưa ra một lời đề nghị hợp lý cho một ứng viên được chọn mà cả hai bên đều chấp nhận là một nhiệm vụ khó khăn. Người gửi lời đề nghị phải có kỹ năng thuyết phục. Bạn nên làm theo quy trình sau để đảm bảo bước này diễn ra suôn sẻ: Trước tiên, bạn nên chủ động gửi email hoặc gọi điện cho ứng viên và đề xuất mức lương khởi điểm. Khi bạn đã nhận được sự chấp thuận của ứng viên, bạn phải xác thực sự đồng ý đó bằng văn bản. Nếu 9 trong số 10 lời đề nghị (offer) bạn đưa ra được ứng viên chấp nhận, đó là dấu hiệu cho thấy bạn đang đi đúng hướng. Sau khi nhận được lời đồng ý từ ứng viênĐây không phải là bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng vì bạn phải xác định mình cần làm gì để giúp nhân viên hòa nhập với môi trường làm việc của doanh nghiệp càng sớm càng tốt. Suy nghĩ xem bạn cần làm gì để nhân viên mới bắt kịp tiến độ công việc và hòa nhập sớm với công ty, đó có thể là:
Học hỏi từ những kinh nghiệm thu đượcVà cuối cùng, bạn cần phải tự rút ra cho mình những bài học từ thực tế. Bạn đã nhận được gì từ chương trình tuyển dụng vừa qua? Có điều gì cần phải cải thiện? Bạn có thể sử dụng survey hoặc một vài công cụ hỗ trợ để thu thập dữ liệu cần thiết để phục vụ cho công việc đánh giá và rút kinh nghiệm. Cuối cùng, bạn phải rút ra kết luận của riêng mình từ thực tế. Bạn đã học được gì từ sự kiện tuyển dụng gần đây? Có điều gì có thể tốt hơn không? Để thu thập dữ liệu cần thiết cho việc đánh giá và học tập, bạn có thể sử dụng khảo sát hoặc các công cụ hỗ trợ khác. Một kế hoạch hoàn chỉnh là kim chỉ nam cho bất kỳ hoạt động tuyển dụng nào của công ty. Cách lên kế hoạch tổ chức tiệc Giáng sinh cho công ty![]() Trước tiệc Giáng sinh từ 45 ~ 20 ngày
Các chủ đề hỗ trợ trong việc lựa chọn các ý tưởng trang trí cụ thể cũng như quy định về trang phục cho người tham dự.
Trong nhiều trường hợp, các doanh nghiệp sẽ thuê các đơn vị cung cấp thực phẩm bên ngoài để xử lý thực phẩm và dịch vụ:
Trước tiệc Giáng sinh từ 20 ~ 6 ngày
Trước tiệc Giáng sinh 5 ngày
Trước tiệc Giáng sinh 24 giờ
Bên trên là những hướng dẫn để bạn tổ chức tiệc Giáng sinh tại văn phòng công ty. freeC Asia đã tổng hợp thành một checklist để bạn có thể tải xuống tại đây. Lập kế hoạch làm sự kiện, tiệc cuối năm (Year-end party) hoặc ngày lễ cho công tyXác định loại hình và mục tiêu của sự kiệnTrước tiên bạn phải xác định được sự kiện đó được tổ chức để làm gì, cho đối tượng nào,… Sau khi bạn đã xác định mục tiêu, bạn nên xem xét loại sự kiện mà bạn sẽ cần tổ chức. Ví dụ:
Vì vậy, hãy xác định những điểm này rõ ràng ngay từ đầu để việc lập kế hoạch sự kiện trở nên đơn giản! Xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiệnNgoài xác định mục tiêu và loại hình, bạn cần phải xác định được địa điểm và thời gian tổ chức. Trước hết, bạn sẽ cần phải đưa ra cho mình và khách hàng một khung thời gian nhất định để có thể tiến hành các bước tiếp theo. Chỉ khi thời gian được xác định rõ ràng thì bạn mới có thể làm được lịch trình cũng như chuẩn bị mời khách hàng,… Sau khi chốt được thời gian bạn cần tìm ngay địa điểm tổ chức. Ngoài ra, khi tìm địa điểm cũng nên cân nhắc tới các vấn đề về giao thông di chuyển thuận lợi, phù hợp với tính chất sự kiện và đối tượng người tham dự. Ví dụ, nếu khách mời là các VIP, bạn sẽ không thể tổ chức ở các địa điểm bình thường mà cần tổ chức ở các khách sạn 5 sao, đẳng cấp. Hay chẳng hạn sự kiện gây quỹ vì cộng đồng, bảo vệ môi trường thì nên được tổ chức ngoài trời thay vì trong nhà,… Xác định thông điệp chính (Key Message) và ý tưởng lớn (Big Idea)Ở bước này, bạn phải tạo ra các ý tưởng, khái niệm và thông điệp chính cho toàn bộ sự kiện. Big Idea đề cập đến chủ đề toàn diện và xuyên suốt của sự kiện; Key message là thông điệp mà bạn muốn truyền tải đến những người tham gia. Có thể nói ý tưởng và thông điệp chính là linh hồn của sự kiện. Ý tưởng càng mới lạ, độc đáo thì cơ hội càng nhiều, thu hút được nhiều người tham gia. Thông điệp cũng rất quan trọng. Mỗi sự kiện sẽ có một thông điệp riêng để gửi đến khách hàng và đây cũng chính là điểm sáng nhất cho sự kiện. Vì vậy, hãy giữ cho các thông điệp ngắn gọn, súc tích và đầy đủ thông tin để người tham gia khó quên. Lên kịch bản nội dung chương trìnhCó thể ví kịch bản nội dung chương trình như sợi dây kết nối tất cả các công đoạn. Nó quan trọng trong việc thu hút và để lại ấn tượng tích cực trong lòng người tham dự. Thông thường, mỗi loại sự kiện sẽ có tính chất và mục đích khác nhau nên bạn có thể xây dựng các kịch bản khác nhau dựa trên loại sự kiện. Ví dụ, khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương, bạn phải lên kịch bản khác với khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện cuối năm, bởi sự kiện khai trương phải tập trung vào phần ra mắt, còn tiệc tất niên lại cần sự chú trọng vào phần tiệc. Khi tạo kịch bản nội dung, có hai loại mà bạn cần cân nhắc: Kịch bản sự kiện tổng quát và kịch bản phân cảnh chi tiết. Kịch bản tổng thể sẽ bao gồm toàn bộ công việc, thời gian, nội dung, phân công nhân sự,… còn kịch bản chi tiết sẽ là lời tường thuật của MC trong sự kiện. Kịch bản chi tiết phải được trau chuốt về ngôn từ để thu hút và truyền tải thông điệp đến khách hàng. Xây dựng danh sách khách mờiỞ bước này, bạn phải tạo một danh sách khách mời tương đối vì số lượng khách mời nhiều sẽ giúp bạn dễ dàng hoạch định chi phí cũng như chuẩn bị chu đáo hơn như sắp xếp chỗ ngồi, thực đơn hoặc quà tặng cho họ. Hãy đặc biệt chú ý đến khách mời vì họ sẽ là nhân tố quan trọng nhất giúp sự kiện của bạn thành công và thăng hoa. Khi nói đến danh sách khách mời, bạn nên lưu ý những điểm sau của họ:
Lên kế hoạch truyền thông sự kiệnChuẩn bị một kế hoạch truyền thông sự kiện chi tiết nếu bạn muốn có nhiều khách mời tiềm năng. Khi lập kế hoạch truyền thông, bạn phải xem xét tính chất của sự kiện để đưa ra kế hoạch phù hợp. Ví dụ, một sự kiện nội bộ sẽ có các kênh truyền thông và phương thức truyền thông khác với các phương thức truyền thông sự kiện bên ngoài. Do đó, khi lập kế hoạch ở phần này, hãy đảm bảo xác định rõ:
Lập ngân sách dự kiếnỞ bước này, bạn có thể tạo một bảng ngân sách dựa trên loại và mục đích của sự kiện. Khi lập ngân sách cho một sự kiện, hãy có một mục gọi là ước tính cho các chi phí phát sinh. Không có sự kiện nào có thể tiêu hết toàn bộ số tiền đã dự trù và sẽ luôn có những khoản chi bất ngờ ngoài dự kiến nên bạn hãy dự trù thêm một khoản để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức. Dự đoán rủi ro và cách giải quyết chúngViệc bữa tiệc có các rủi ro phát sinh là chuyện không ai biết trước. Tuy nhiên, để phòng trường hợp xấu nhất xảy ra và không bị thiếu chuyên nghiệp, bạn nên chuẩn bị cách ứng phó với những tình huống tệ nhất có thể phát sinh. Ví dụ, khi bạn tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cần chuẩn bị sẵn ô, dù hoặc áo mưa cho khách mời. Nếu không, có thể sự kiện đó phải hủy. Lập kế hoạch thời gian thực hiệnNếu bạn không ràng buộc kế hoạch của mình với thời hạn cụ thể, nó sẽ mãi chỉ là kế hoạch. Sự kiện chỉ có thể thành công nếu kế hoạch của bạn gắn liền với thời hạn cụ thể. Để tránh công việc bị đình trệ, bạn phải phân công rõ ràng công việc cho các thành viên và thường xuyên theo dõi tiến độ của họ. Hơn nữa, khi bắt tay vào tổ chức, một timeline chương trình rõ ràng sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian của từng phần, đảm bảo không có phần nào bị quá hạn hoặc bỏ sót làm ảnh hưởng đến chất lượng chung của toàn bộ chương trình. Kiểm tra, đánh giá và chỉnh sửaSau khi hoàn thiện tất cả các nội dung sự kiện, bạn cần ngồi lại kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh những nội dung nào chưa phù hợp. Điều này có thể xảy ra trước khi sự kiện bắt đầu để bạn có thể xem lại và điều chỉnh nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Hơn nữa, quá trình xem xét này nên được hoàn thành ngay khi sự kiện đã kết thúc để cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về những ưu và nhược điểm để điều chỉnh cho các sự kiện trong tương lai. Làm thế nào để giữ chân nhân viên sau Tết?Tại sao nhân viên nghỉ việc sau Tết?Hơn 66% người lao động muốn chuyển việc sau Tết Nguyên Đán. Bỏ qua những trường hợp “bất khả kháng” như đi xa, đi du học, học lên cao, v.v. Sau đây là hai cách giải thích phổ biến nhất:
Tất nhiên, hầu hết những nhân viên quyết định nghỉ việc, chuyển việc trong giai đoạn quan trọng này sẽ cố gắng tiếp tục làm việc trong dịp Tết để nhận tiền thưởng Tết và tháng lương thứ 13. 5 Giải pháp giữ chân nhân viên sau Tết không nên bỏ quaĐảm bảo môi trường làm việc hạnh phúcMột môi trường làm việc tốt đảm bảo cả hai yếu tố vật chất và tinh thần như trả lương xứng đáng và đáp ứng đầy đủ các chế độ đãi ngộ cho người lao động, đặc biệt là các chế độ phụ cấp:
Nhờ đó, người lao động sẽ luôn cảm thấy an tâm và không bao giờ muốn nghỉ việc, chuyển việc; ngược lại, họ sẽ muốn gắn bó lâu dài với công ty. Thưởng cuối năm và đầu năm thỏa đángLương thưởng luôn là vấn đề nhạy cảm có ảnh hưởng không nhỏ đến quyết định ở lại với công ty của người lao động. Tết cuối năm là thời điểm họ bị tác động nhiều nhất đến quyết định ra đi hay ở lại. Sẽ chẳng có nhân viên nào gắn bó lâu dài với công ty sau khi đã cống hiến cả năm trời mà không nhận được đãi ngộ xứng đáng chứ chưa nói đến tiền thưởng. Số lượng nghỉ việc, chuyển công tác ngày càng nhiều là do cách đối xử với nhân sự của cấp trên vào trước, trong và sau mỗi dịp Tết. Hơn nữa, hãy nhớ tổ chức lễ mừng tuổi đầu năm cho những nhân viên đến làm việc vào ngày đã định của năm mới! Thưởng thâm niênTrong dịp Tết, nhiều doanh nghiệp không có khoản thưởng này. Họ mặc định ghi nhận những nhân viên gắn bó lâu dài thông qua việc tăng lương định kỳ theo thỏa thuận. Điều này không sai nhưng cũng không hoàn toàn đúng. Thưởng thâm niên, bên cạnh thưởng Tết và tháng lương thứ 13 vào dịp Tết sẽ là nguồn động viên kịp thời cho người lao động đã gắn bó với công ty trong suốt một năm qua. Điều này có tác dụng “giữ chân” họ thêm ít nhất một năm nữa, đồng thời tạo động lực để những nhân viên còn lại nhắc lại nguyện vọng tiếp tục làm việc tại đây. Tăng lương sau TếtTùy vào văn hóa của từng công ty mà nhân viên sẽ được tăng lương 1-2 lần/ năm hoặc tùy theo năng lực. Do đó, tăng lương sau Tết được coi là một trong những cách giữ chân nhân viên hiệu quả nhất. Người lãnh đạo giỏi phải đánh giá đúng năng lực, tăng lương đúng người đúng thời điểm. Trải đều chế độ lương thưởng trong nămĐừng chỉ quan tâm đến lương thưởng mỗi dịp Tết cuối năm. Có lẽ nhiều nhân viên có ý định “lãnh nốt” một số tiền lớn rồi lặng lẽ “ra đi” sau Tết. Bạn hãy phân chia tiền thưởng hợp lý vào các dịp thích hợp trong năm, chấn hưng văn hóa doanh nghiệp, tổ chức những cuộc dã ngoại, du lịch cho nhân viên xuất sắc… Điều này thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên. Tạo môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp cho người lao động khiến họ hài lòng và muốn gắn bó lâu dài với công ty. Nếu bạn vẫn lo ngại nhân viên của mình sẽ nghỉ việc sau Tết, thì vẫn còn thời gian để thay đổi mọi thứ. Cố gắng áp dụng và thực hiện nghiêm túc các giải pháp được liệt kê ở trên – không nhất thiết phải thực hiện tất cả các giải pháp đó. Bạn chỉ cần chứng minh cho nhân viên thấy vai trò và tầm quan trọng của họ đối với sự phát triển chung của công ty, như: được quan tâm, đãi ngộ tương xứng với giá trị và năng lực của họ… Họ sẽ không bao giờ muốn nghỉ việc hay chuyển việc. Ngược lại, họ sẽ toàn tâm toàn ý cống hiến nhiều hơn. Vì sẽ không có lý do gì để họ rời bỏ vị trí hiện tại. Tổ chức Company Trip (còn gọi là Business travel)Hướng dẫn cách thức tổ chức Company Trip chi tiết hiệu quả nhấtBước 1: Lên kế hoạch tổng quátĐầu tiên, bạn xác định loại hình tổ chức Business travel mà ban lãnh đạo mong muốn. Tiếp theo, bạn sẽ lập một kế hoạch dựa trên loại hình kinh doanh được đề xuất, bao gồm thời gian diễn ra hoạt động, số lượng nhân viên tham gia và gia đình của họ có tham gia hay không. Thông tin này là bắt buộc để bạn viết kịch bản chương trình. Cũng như lựa chọn những vật dụng thích hợp cho chuyến đi. Bước 2: Biết nhu cầu của ban giám đốc và nhân viênCách đơn giản và hiệu quả nhất để hiểu nhu cầu của tất cả nhân viên và thông điệp từ ban quản lý là tiến hành khảo sát bằng cách sử dụng các câu hỏi. Khi lên kế hoạch cho một chuyến du lịch của công ty, bạn phải hiểu nhân viên của mình muốn gì và cần gì vào thời điểm đó, chẳng hạn như tuổi của nhân viên, số lượng nam và nữ, thời gian công ty cho phép, thông điệp từ ban quản lý và ngân sách dự kiến. Bước 3: Xác định loại hình tổ chức phù hợp với văn hóa doanh nghiệpSau khi hiểu được những nhu cầu cơ bản của nhân viên, bạn có thể xác định loại hình du lịch công ty phù hợp. Đó có thể là du lịch ngoài nước, du lịch trong nước, du lịch kết hợp team building, gala dinner,.. Bước 4: Lên kế hoạch chi tiết cho chuyến điĐể tránh sai sót, Quý công ty nên chuẩn bị kỹ lưỡng các thông tin cơ bản sau:
Bước 5: Lập ngân sách (dự trù các khoản phí phát sinh)Bạn phải xác nhận lại với Ban giám đốc rằng ngân sách công ty cho phép tổ chức Company Trip là bao nhiêu. Từ đó, bạn mới có thể lên kế hoạch tổ chức hoàn hảo. Bạn cũng có thể tham khảo cách lập ngân sách bên dưới:
Từ đó, việc chọn địa điểm tổ chức, khách sạn, nhà hàng, kịch bản team building và các hoạt động ngoài trời sẽ dễ dàng hơn. Bước 6: Chuẩn bị các ý tưởng – kịch bản – thể loại chương trình – Vật phẩm nhận diện thương hiệuĐây là thời điểm để quyết định chủ đề cho chuyến đi của bạn vì đây là cơ hội tốt nhất để quảng bá hình ảnh của công ty bạn. Cần phải chọn một concept hấp dẫn bao gồm các yếu tố trang phục, logo, cờ, các hoạt động team building,… Trong kế hoạch tổ chức Business travel, bạn phải chỉ định thời gian cụ thể cho từng hoạt động. Thời gian nào sẽ được dành cho việc xây dựng đội nhóm (team building), hoạt động văn hóa và thư giãn? Việc tạo ra một kịch bản cụ thể sẽ giúp bạn chuẩn bị chương trình dễ dàng hơn và quản lý tốt hơn. Bước 7: Lập checklist chương trìnhLợi ích của checklist:
Bước 8: Đặt trước dịch vụ tại những địa điểm tham quanĐặt trước dịch vụ là bước mà bạn phải chắc chắn về mọi nhu cầu, thời gian, địa điểm, dịch vụ của công ty mình. Tùy vào từng dịch vụ mà bạn cần đặt cọc trước từ 50% – 70% để đảm bảo đặt vé thành công. Bước 9: Khảo sát dịch vụ tổ chứcNếu công ty bạn tự tổ chức tiệc thì việc khảo sát là cần thiết. Nó giúp bạn tìm ra các dịch vụ với giá tốt nhất và đảm bảo chương trình được diễn ra thành công. Các hạng mục bạn phải khảo sát như khách sạn, nhà hàng, địa điểm tổ chức team building, gala dinner, âm thanh, ánh sáng, phương tiện đi lại và các dịch vụ khác qua video quảng cáo hoặc mạng xã hội. Bạn cần có hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo dịch vụ và dễ kiểm soát rủi ro. Bước 10: Thuê Event Agency chuyên nghiệp tổ chức Company TripNếu chưa có kinh nghiệm hoặc có đủ thời gian tổ chức, bạn có thể tìm thuê các Event Agency có uy tín để giúp bạn tối ưu thời gian, chi phí và quy trình tổ chức Company Trip. Mặt khác, nếu bạn đã có kinh nghiệm tổ chức những chuyến đi như vậy trước đó, thì việc bạn cần làm là tìm thêm những nhân sự có kinh nghiệm hơn để hỗ trợ và phối hợp tốt nhất. Bước 11: Chạy chương trìnhSau tất cả các bước chuẩn bị chi tiết đã nêu ở trên, bước quyết định thành công hay thất bại là chạy chương trình để các hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch. Bên cạnh đó, ta lường trước được những sự cố có thể phát sinh và ứng biến cho phù hợp với những thay đổi bên ngoài. Cuối cùng, sau chuyến đi, bạn nên tiến hành một cuộc khảo sát. Từ đó, bạn có thể tóm tắt những việc làm tốt và chưa tốt để rút kinh nghiệm cho những lần sau. Bước 12: Đánh giá kết quả sau chuyến đi Business travelĐây là một công việc đòi hỏi tính kỷ luật. Bởi vì hầu hết mọi người đều mệt mỏi sau mỗi chuyến đi và tiếp tục với công việc bận rộn của mình. Do đó mà bước quan trọng này thường bị bỏ qua. Bạn không bắt buộc phải hoàn thành phần đánh giá kết quả. Tuy nhiên, đây là điều cần thiết để có nền tảng cho các sự kiện trong tương lai. Hãy đánh giá các dịch vụ được sử dụng trong chương trình cho từng bộ phận hoặc người tham gia. Hơn nữa, đừng quên viết phần nhận xét để rút kinh nghiệm và cải thiện cho lần sau. Các hoạt động phổ biến nhất trong hành trình Company TripQuản trịNgười dẫn chương trình tổng thể, MC và hướng dẫn viên đều đóng vai trò quan trọng trong việc lôi kéo các thành viên trong đoàn tham gia vào các trò chơi hoặc hoạt động nhóm. Tham quan du lịchChuyến công tác nên kết hợp với tham quan và trải nghiệm một số địa danh nổi tiếng trong khu vực. Xây dựng đội ngũ (Team Building)Mọi người được gắn kết với nhau bởi sự nhấn mạnh của chương trình về tinh thần đồng đội. Một công việc để đạt được cùng một mục tiêu hoặc bất kỳ nhiệm vụ nào khác một cách chuyên nghiệp và khác biệt. Kết quả là, các thành viên của một nhóm được liên kết với nhau. Chụp hình tập thể để xây dựng thương hiệuChụp ảnh cùng nhau sẽ kéo mọi người lại gần nhau hơn. Nó cũng hỗ trợ trong việc lưu giữ những kỷ niệm du lịch. Tiệc mừng chiêu đãiLà nơi tập hợp để mọi người có thể chia sẻ những khó khăn trong công việc cũng như những niềm vui nỗi buồn trong suốt hành trình. Tổ chức Gala DinnerSau một hành trình mệt mỏi, mọi người quây quần bên nhau trong bữa tiệc tối thư giãn. Họ chuẩn bị buổi biểu diễn âm nhạc có một không hai hay háo hức mong chờ những phần quà may mắn. Trao giảiĐây rất có thể là hoạt động bí mật và hấp dẫn nhất của các đội tham gia chương trình. Mọi người đều muốn biết đội nào sẽ thắng, cá nhân nào sẽ thắng và giải thưởng có công bằng hay không. Điều này có vẻ không đáng kể, nhưng nó có tác động đáng kể đến sự thành công hay thất bại chung của chương trình chuyến đi công ty. Bên trên là các công việc cuối năm thông thường của phòng nhân sự vào dịp cuối năm kèm theo hướng dẫn và tài liệu cho bạn. Hãy chia sẻ bài viết này đến đồng nghiệp của bạn để họ cũng có thể vượt qua những ngày cuối năm bận rộn và đón một cái Tết an yên bên gia đình. Bài viết liên quan:
TUYÊN BỐ MIỄN TRỪ TRÁCH NHIỆM: Tất cả nội dung được cung cấp trên trang web của chúng tôi, các website được liên kết, các ứng dụng liên quan, diễn đàn, blog, các tài khoản mạng xã hội và các nền tảng khác chỉ phục vụ cho thông tin chung, chủ yếu lấy từ các nguồn bên thứ ba. Chúng tôi không bảo đảm dưới bất kỳ hình thức nào liên quan đến nội dung và dịch vụ của chúng tôi. Bất kỳ việc sử dụng hoặc phụ thuộc vào nội dung và dịch vụ của chúng tôi đều do bạn tự quyết định và chịu trách nhiệm. Bạn nên tiến hành tự nghiên cứu, xem xét, phân tích và xác minh nội dung của chúng tôi trước khi sử dụng chúng. Hãy liên hệ với chúng tôi bằng email công việc của bạn, nếu có bất kỳ thắc mắc và yêu cầu chỉnh lý thông tin trên bài viết qua email [email protected]. Bài viết Cách giúp phòng nhân sự giải quyết 11 công việc cuối năm đã xuất hiện đầu tiên vào ngày FreeC Blog. via WordPress https://ift.tt/5ZA26bp
0 Comments
Leave a Reply. |